quinta-feira, 21 de julho de 2011

Etiqueta Virtual

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Como respeitar as regras de etiqueta do e-mail corporativo

E-mail corporativo
Ao escrever um e-mail profissional, não esqueça a discrição e evite excessos

Veja 7 sugestões para ter um bom uso da ferramenta no trabalho


São Paulo - Assim que sai da caixa de saída, o e-mail corporativo envia não somente informações importantes sobre as funções ou negócios a que diz respeito, como também diz muito sobre o remetente da mensagem. Estilo de escrita, formas de agradecimento e o bom uso da ferramenta transmite ao destinatário impressões sobre a personalidade de quem envia o e-mail.

“Tudo o que está vinculado ao profissional no ambiente de trabalho o representa, por isso é importante que a pessoa sempre passe uma imagem de credibilidade e comprometimento”, explica Romaly de Carvalho, consultora de etiqueta empresarial.
Mesmo que parte da comunicação entre colegas de trabalho ou com clientes e colaboradores seja feita, hoje, também por mensagens instantâneas e telefones - e há quem use as redes sociais, o e-mail ocupa boa parcela da rotina de trabalho. Veja algumas regras de etiqueta que indicam um bom uso do e-mail corporativo:

1. E-mail corporativo só para trabalho

O e-mail trocado tem conteúdo que pode ser lido pelo seu chefe? Se a resposta for não, ele deve sair do endereço de e-mail pessoal. “Assim como as demais ferramentas de trabalho, o e-mail corporativo deve ter uso restrito para assuntos profissionais”, explica Ruth Bandeira, diretora da De Bernt Entschev Human Capital.

A diretora desencoraja o uso do e-mail corporativo para críticas ou fofocas. “Hoje em dia, o e-mail tomou o lugar do ‘cafezinho’ e as pessoas já não precisam mais levantar para comentar determinado assunto, usando o e-mail profissional para isso”, diz Ruth.

A má utilização do e-mail do trabalho pode ser causa de demissão. “É cada vez mais comum o vazamento de informações via e-mail ou mídias digitais que podem causar danos à empresa”, explica a advogada especialista em Direito Digital, Cristina Sleiman.
2. Diga sim à concisão

Ir direto ao ponto o mais rápido possível, sem deixar de fora o que é essencial. A sugestão parece fácil, mas nem sempre é lembrada na hora de explicar ao cliente um assunto delicado ou descrever um procedimento no trabalho.

No meio de tanta a coisa a ser resolvida, os e-mails mais claros e objetivos são mais eficazes para transmitir a mensagem desejada e evitam o desperdício de tempo.

3. Abraços, abs ou bjo?

A comunicação profissional deve ser, de preferência, clara e sem abreviações. Isso significa que o uso de “vc” para “você” ou “qdo” para “quando”, por exemplo, pode ser evitado.

“As abreviações podem até facilitar quando são usadas em intranet, como em sistemas de mensagens instântaneas corporativo, mas as palavras devem ser, de preferência, escritas completas nos e-mails”, sugere Ruth.

No caso de finalizar uma mensagem, a forma de cumprimento “obrigado (a)” é o mais indicado pela consultora. Para Ruth, quando há um pouco mais de intimidade, o “abraço” ou “abs” pode ser utilizado, mas o “beijo” ou “bjo” deve estar restrito ao círculo pessoal.
4. Não tropece nos erros de português 
Na dúvida, cheque sempre um dicionário e não arrisque a sua credibilidade por conta de uma cedilha ou letra trocada. Como em qualquer outro texto, a capacidade de escrita do profissional está sendo analisada no e-mail, por isso a necessidade de sempre respeitar as regras gramaticais e o uso de vírgulas.

O uso coloquial do português nem sempre cai bem em uma mensagem relacionada à rotina de trabalho. “E as gírias e palavrões estão proibidas em e-mails profissionais”, alerta Ruth.

5. Cuidado com o botão “enviar”

Um clique dado por engano e o e-mail é enviado pela metade ou com informações incorretas. Na hora de escrever, é importante checar com precisão as informações para ter certeza de que elas serão enviadas da forma desejada.

Da mesma forma, cuidado com o envio de mensagem ao destinatário incorreto. Uma dica que pode ajudar muita gente é deixar o campo “Para” para preencher após a escrita do texto, o que pode prevenir um e-mail enviado antes da hora.

6. Enfeites no e-mail podem ir para a lixeira

Nem sempre é fácil expressar a emoção desejada em uma mensagem apenas com palavras. No caso de e-mails profissionais, no entanto, não caia na tentação dos emoticons.

O uso de emoticons, variações de fonte, cor - e há quem use papel de carta para e-mail - pode afetar a percepção do destinatário sobre a credibilidade e profissionalismo de quem escreveu o e-mail.
“Mensagens com muitos enfeites podem até mesmo ser barrados pelo próprio filtro de spam do e-mail ou ir direto para lixeira sem ser lido”, diz Ruth. Para a consultora, discrição, bom senso e elegância são uma boa pedida.
7. E-mail de despedida sem muitas emoções

A saída de uma empresa pode ser um momento delicado para o profissional e o ideal é evitar se expôr demais por e-mail. “Assim como a primeira impressão, a despedida do trabalho precisa ser a melhor possível, com discrição, educação e pontos positivos”, sugere Ruth.
Expressões como "foi bom enquanto durou" ou sentimentalismos devem ser evitadas por se tratar de um e-mail profissional. No caso de uma despedida mais pessoal de pessoas próximas no trabalho, o ideal é que seja feito pelo e-mail pessoal.

Deixar os contatos, ser conciso e não demonstrar ressentimentos mantém o networking e evita desgastes. “É de bom tom também mandar um e-mail geral e não apenas para algumas pessoas, assim como não sair sem se despedir”, indica a consultora.
No caso de profissões da área comercial ou de contato direto com clientes, vale também consultar a chefia para se despedir e indicar quem assumirá o lugar.



netiqueta


Regras Etiqueta Virtual

Você fala mais com os dedos do que com a boca. Tem mais amigos no Facebook do que na faculdade. Conta mais piada no Twitter que no bar. A tecnologia está no centro das relações sociais. Mas como se comportar?
1. Liguei para uma pessoa e ela não atendeu. Deixo recado ou mando SMS?
Mande SMS. As estatísticas mostram que, desde 2009, as redes de celular têm mais tráfego de dados que de voz. Ou seja, a caixa postal é um artefato do século 20: lento, caro e invasivo. Só use em último caso, em recados formais (para seu chefe, sogro, médico etc.). Ou se você quiser dar uma de stalker.
2. Choque elétrico, arrancamento de unhas, afogamento simulado. Nenhuma dessas torturas se compara às reuniões da minha empresa: estou preso numa há 3 horas, e quero me matar. Posso buscar alegria no mundinho mágico do meu smartphone?
Não busque alegria. Busque conhecimento. Brincadeira. Bem, se os outros estiverem usando seus aparelhos, pode até ser. Tudo depende da idade média das outras pessoas. “Se para os chamados babyboomers (pessoas com mais de 45 anos) isso pode ser grosseiro, para os membros da geração Y (gente com menos de 30 anos) o indelicado é não responder um SMS em 5 minutos”, afirma Marcelo Coutinho, diretor do Terra América Latina.
3. Ligam pra mim no meio dessa reunião super­legal. É impor­tante. O que faço?
Escolha uma das alternativas abaixo.
A. Ignore a chamada e desligue o celular.
B. Saia para atender, mas volte rapidinho.
C. Saia para atender, mas fique meia hora enrolando.
D. Coloque no viva-voz e peça a outra pessoa para dar pitaco na reunião.
Resultados
Se você respondeu A, ganhou pontos com o chefe – mas perdeu a chance de recuperar a sanidade mental por alguns minutos (o que seria proporcionado pela opção B). A alternativa C só serve para pessoas folgadas extremamente criativas: se você voltar do passeio com uma boa ideia para apimentar a reunião, por que não? Opção D? Prepare-se para ser tachado de louco – ou gênio das estratégias corporativas (qual patrão não adoraria os insights do seu tio do interior?).
4. Estou numa peça de teatro insuportável. Tudo bem passar o tempo respon­dendo umas mensagens no celular?
Quando você for a um programa potencialmente chato, tipo palestra motivacional ou peça do Gerald Thomas, tome as precauções necessárias: coloque o brilho do visor no mínimo, para poder ligá-lo sem dar muita bandeira. Se você tiver seguro do aparelho, melhor ainda – Thomas já chegou a arrancar o celular da mão de um espectador.
5. Quero dar unfollow em alguém. Como fazer isso sem criar um clima ou ganhar um inimigo?
Se você der unfollow, a pessoa vai perceber – existem plug-ins para Twitter e Facebook que alertam sobre esse gesto inamistoso. Existe uma solução melhor. Instale o Tweetfilter, que é um acessório para o navegador Google Chrome e permite ocultar os tweets de uma pessoa sem dar unfollow nela. No Facebook, clique no pequeno “X” que é exibido ao lado do comentário mala – e aparecerá uma opção que permitirá ocultar todas as atualizações daquela pessoa.
6. Posso usar ringtones personalizados?
Pode, desde que você evite o ridículo do óbvio (ou o óbvio do ridículo). Como lembra Luiz Yassuda, colaborador do site de tendências Brainstorm #9: “Colocar o tema do plantão da Globo como toque personalizado para a mulher é muito manjado”.
Também não valem:
- Funk, Charm e pancadões do tipo.
- Clássicos de Justin Bieber, como “Baby”.
- Música-tema de Super Mario Bros. Ser nerd é legal, mas sem exageros.
- Coisas tipo “Ô ADRIANO, TÁ ME OUVINDO?” ou qualquer piada ligada ao Pânico na TV e similares. Prefira A Praça é Nossa.
7. Posso escutar música no trabalho como se não houvesse amanhã e o chefe estivesse em Aruba (mesmo ele estando do meu lado)?
Claro. Um estudo da Universidade de Illinois constatou que ouvir música no trabalho aumenta a produtividade média das pessoas em 6,3%. Mas, para não ficar totalmente alheio ao que se passa no escritório, instale o aplicativo Awareness.
8. Meu colega não tira os fones de ouvido. Só que eles vazam o som e sou obrigado a ouvir as músicas dele, na forma de chiadinho, o dia inteiro.
Descubra a data de aniversário da pessoa e presenteie-a com um fone do tipo in-ear – são aqueles modelos com ponta de borracha, que ficam enfiados no canal auditivo e por isso não deixam o som escapar. Custam em média R$ 60.
9. Assinei um plano de internet mega rápido. Posso compartilhar a conexão com o pessoal do meu prédio?
Por mais que você esteja com megabytes sobrando, é melhor não. Em fevereiro, a Anatel (Agência Nacional de Telecomunicações) multou em R$ 3 mil um internauta de Teresina que compartilhava sua conexão com mais 3 pessoas. Os contratos dos serviços de banda larga proibem o compartilhamento.
10. Adoro encaminhar correntes de e-mail e arquivos de PowerPoint com mensagens edificantes. Posso?
Se você tem mais de 50 anos, pode mandar para seus filhos e sobrinhos. Se não, não.
11. Meu vizinho deixou A rede Wi-Fi aberta sem querer. Oba! Posso usar?
Se a sua vida depender disso… Mas não digite senhas de sites como Gmail, Twitter ou Facebook. E não baixe nada: fazendo downloads, você poderá estourar a cota de tráfego (limite imposto por serviços como o Vírtua) do vizinho.
12. Como devo batizar a minha rede?
O nome da sua rede Wi-Fi pode ser visto por todo mundo num raio de até 100 metros. Não use seu próprio nome ou sobrenome, pois é exposição demais. E evite termos relacionados a futebol, pois eles podem atrair hackers que torçam para outros times (invadir uma rede Wi-Fi é muito mais fácil do que você imagina). Use um nome neutro, que não chame a atenção.
13. E a senha?
Um dia, as visitas vão querer usar o Wi-Fi na sua casa – e você terá de compartilhar a senha com elas. Não repita as senhas que você já utiliza para outros serviços, como Gmail e Facebook, e evite coisas que possam ser constrangedoras (na linha “rickfofucho33″).
14. Escrevi uma grande besteira no Twitter. Apago ou ignoro?
Se você se der conta rapidamente, apague. Mas, se o tuite foi escrito há mais de 10 minutos (ou se você tem muitos seguidores), não adianta deletá-lo: com certeza alguém já viu, e sua tentativa de eliminar a mensagem chamará mais atenção para ela. Escreva 4 ou 5 tweets sobre outros assuntos, para que a mensagem infeliz seja jogada para a parte de baixo da tela. Se mesmo assim der confusão, peça desculpas e siga em frente.
15. DM or not DM?
“@rogério Vamos nos encontrar no bar hoje?”  Twitter não é lugar de chat. Se você quer falar com uma só pessoa, use o recurso de Direct Message (ou serviços como o Twee.li, que adiciona um mensageiro instantâneo no Twitter). Não atormente seus seguidores com mensagens que não dizem respeito a eles.
16. “Fulano convidou você para fazer parte do Sonico/Hi5/Quora (ou qualquer outra rede social que você não usa nem quer usar)”. E agora?
Se o autor do convite é seu amigo, e se deu ao trabalho de escrever uma mensagem personalizada, é de bom tom adicioná-lo. Já se você receber apenas um convite padronizado, gerado pelo próprio site, pode ignorá-lo (seu amigo provavelmente convidou dezenas de pessoas e nem vai perceber).
17. Passei Photoshop na foto do meu perfil no Facebook. Pode, Arnaldo?
Dar um tapa no contraste e nas cores não vai matar ninguém. Só não faça como Paula Leite, a participante do BBB 11 que afinou a própria cintura numa foto de praia. “Quem abusa ganha o apelido de ‘beleza thumbnail’”, diz Vitor Guerra, da agência Ideia S/A. Também não coloque uma foto em que o seu rosto aparece meio de lado. Todo mundo sabe que isso é um truque para parecer mais magro.
18. Devo preencher campos como esportes, filosofia e religião no perfil do Facebook?
Sim. Mas evite coisas radicais ou polêmicas – 70% das empresas olham o Facebook dos candidatos a emprego.
19. Meu amigo está entulhando meu Facebook com atualizações de Mafia Wars, Farmville e outros joguinhos.
Instale o Facebook Purity (www.fbpurity.com), que elimina automaticamente todas as menções a esses games.
20. Quero ver um filme muito raro, que não existe em DVD – só nos downloads ilegais. Posso baixar?
Não deveria. Mas, ao fazer isso, você não está roubando dinheiro do artista (pois o filme não está à venda). E até ajuda, pois chama atenção para a obra dele.
21. Não entro no Orkut há um tempão. Devo me suicidar?
Não! A vida sempre vale a pena. Agora, se você está se referindo a seu perfil no Orkut: deletar a conta dá mais trabalho do que simplesmente deixá-la parada lá. E, segundo o Ibope, o Brasil ainda tem 43 milhões de usuários no Orkut – sempre pode aparecer um amigo ou conhecido por lá.
22. Amo minha cara-metade. Estamos juntos na foto do perfil. Tudo bem?
Não. A não ser que vocês queiram ser vistos como se fossem gêmeos siameses na rede social, é melhor cada um ter seu perfil. Sempre haverá assuntos a ser tratados só com o Michel, não com o “Michel & Vania Forever <3″.
23. Estou fazendo o upload das fotos da festa de ontem. Devo ou não taguear (marcar) meu amigo numa foto em que ele está desmaiado de tanto beber?
Melhor não. Se a foto for mesmo embaraçosa, nem publique: mande antes por e-mail para o seu amigo e peça permissão a ele. Também cheque o que você realmente está subindo. “Uma conhecida postou uma foto de suas cachorras e digitou a legenda ‘Os dois monstrinhos’. Mas, na verdade, era uma imagem das nádegas dela”, diz Gil Giardelli, coordenador da ESPM e especialista em redes sociais.
Fonte: Revista SuperInteressante





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Um comentário:

  1. Para uma pessoa especial
    Passando aqui para deixar gravado todo meu carinho respeito e admiração. Tê-la como minha sobrinha é para mim motivo de mto orgulho e alegria. Desejo que tenha um lindo dia ilumindo. Deus abençoe sua vida querida. Te amo até onde minha alma alcança.
    Bjs de sua admiradora, sua fã
    Tia Rita

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